dp dokuplan gmbh
"fx-project brachte endlich Transparenz in unsere Projekte"
Die dp dokuplan gmbh ist ein Engineering-Dienstleister im Bereich der Elektrotechnik und Automation. Durch Beratung, Schulung und professionelle Projektbearbeitung mit modernen CAD/CAE-Systemen, unterstützt sie ihre Kunden erfolgreich entlang der gesamten Engineering-Prozesskette – von der Konzeption über die Planung und Dokumentation bis hin zur Inbetriebnahme. Die Kernkompetenz liegt im Engineering für den Maschinen- und Anlagenbau. So gehören insbesondere Energieerzeuger, Stahlerzeuger und namhafte Unternehmen aus dem Bereich des Anlagen-, Maschinen- und Fahrzeugbau zu den Kunden der dp dokuplan gmbh.
Ausgangssituation
Durch die stetig steigende Zahl von Projekten mit einem Volumen von mehr als 1.000 Projektstunden, sowie den damit verbundenen gestiegenen Anforderung an das Projektmanagement, Ressourcenmanagement und die Projektabrechnung, zeigte sich sehr schnell, dass die hierzu eingesetzten verschiedenen Software-Tools als "Insellösungen" den Anforderungen nicht mehr genügten.
Die für eine erfolgreiche Projektabwicklung erforderliche Transparenz war nicht gegeben, insbesondere in Bezug auf:
- Den Bearbeitungsfortschritt und Fertigstellungsgrad zur Einhaltung von Lieferterminen
- Die Aufwandsbetrachtungen (Soll/Ist-Abweichungen)
- Die Zuordnung von Ressourcen (Kapazitätsengpässe)
- Die Projektabrechnung
In 2009 haben wir deshalb begonnen, die Schwachstellen im System genau zu analysieren und die Anforderungen an eine Projektmanagement-Software zu definieren. Diese sollte mindestens folgende Kriterien erfüllen:
- Zentrale Projektplanung und -definition
- Planung der Ressourcen, um Engpässe frühzeitig zu erkennen und zu beseitigen
- Möglichkeit zu unterschiedlichen Sichtweisen auf das Projekt (Balkenplan, Netzplan)
- Einfache Aufgabensteuerung mit integriertem Frühwarnsystem und Projektstatusmeldungen
- Projektauswertung in den Bereichen Projektcontrolling, Kostencontrolling, Ressourcencontrolling und Rechnungswesen
- Standortunabhängigkeit – Zugriff auf sämtliche Projektinformationen ohne zusätzliche Software zu installieren
- Projektzeiterfassung mit integriertem Leistungsnachweis
Validierung
Über einen Zeitraum von fast 2 Jahren haben wir die Softwarelösungen verschiedener Hersteller untersucht und auch im Rahmen von Testinstallationen und SaaS-Lösungen (Software as a Service) ausführlich getestet.
Ziel war es, eine Basislösung zu finden, welche zunächst die dringendsten Anforderungen erfüllt, durch einen modularen Aufbau aber auch für weitere zukünftige Anforderungen gerüstet ist. Dabei standen neben einem flexiblen Funktionsumfang auch die technologische Basis, sowie die Kosten im Vordergrund. Bei den in die engere Auswahl gelangten Software-Lösungen zeigten sich jedoch in der Testphase verschiedene Probleme, wie fehlende Funktionen (insbesondere beim Reporting), zusätzlich erforderliche Software, umständliche Bedienung, technische Mängel bei den webbasierten Lösungen oder aber schlichtweg zu hohe Kosten.
Zu guter Letzt wurde auch fx-project der FeRox Management Consulting GmbH & Co. KG aus Passau getestet. Nach einem ersten Online-Test installierten wir im November 2011 zunächst die kostenlose Light-Version, die trotz eingeschränktem Funktionsumfang (d.h. die Benutzung aller Funktionen zur gleichen Zeit - bedingt durch die begrenzte Anzahl von Lizenzpunkten) bereits unsere wichtigsten Anforderungen erfüllte. Während der Testphase zeigte sich sehr schnell, dass die von uns angestrebte Transparenz in den Projekten mit fx-project schnell und leicht realisiert werden konnte. Das liegt u.a. am großen Funktionsumfang, den umfassenden Auswertungen und Berichten, sowie einem klugen Lizenzierungsmodell, das eine flexible Anpassung der gewünschten Funktionen an die Unternehmens- und Projekterfordernisse bei gleichzeitig überschaubaren Kosten erlaubt.
Nach einer dreimonatigen erfolgreichen Testphase entschieden wir uns deshalb für ein Update auf die Voll-Version und zusätzlichen Lizenzen. Die Projektdaten und Projektzeiten für Januar 2012 wurden nacherfasst. Wir konnten somit nicht nur das Geschäftsjahr 2012 bereits vollständig in fx-project abbilden, sondern auch die beleghafte Verwaltung der verschiedenen Abwesenheitsarten (Urlaub, Gleittage usw.), sowie die Arbeitszeitkonten durch das integrierte Zeitgenehmigungsverfahren ersetzten.
Die dp dokuplan gmbh nutzt fx-project inzwischen als zentrales Organisations- und Informationstool zur Projektsteuerung und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse, im Einzelnen:
- Projektmanagement
- Ressourcenmanagement
- Projektbezogene Zeiterfassung
- Projektcontrolling
- Projektabrechnung
- Abwesenheit (Urlaub, Schulung etc.)
Seit der Installation der Voll-Version 4.7 von fx-project läuft das System störungsfrei und mit hoher Akzeptanz bei unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Unsere Erwartungen, die wir an den Einsatz einer solchen Projektmanagement-Software gestellt haben, wurden durch den Einsatz von fx-project in vollem Umfang erfüllt.
Der Support der Firma FeRox Management Consulting GmbH & Co. KG, der bisher immer sehr schnell, kompetent und engagiert auf alle Probleme und Anregungen reagiert hat, rundet das durchweg positive Bild von fx-project ab.
Ulrich Burghardt
(Geschäftsführer)
Kassenärztliche Vereinigung Niedersachsen
Auftragsplanung und -Steuerung im Griff
In der Kassenärztlichen Vereinigung Niedersachsen (KVN) sind die zur Tätigkeit für die gesetzlichen Krankenkassen zugelassenen Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten sowie die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden ermächtigten Krankenhausärzte und -psychotherapeuten und die in den zugelassenen Versorgungszentren angestellten Ärzte und Psychotherapeuten zusammengeschlossen. Derzeit gehören ihr mehr als 11.600 Ärzte und 1.300 psychologische Psychotherapeuten sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten an.
Die KVN ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und zugleich Organisation der Selbstverwaltung der Niedersächsischen Ärzteschaft. In dieser Doppelfunktion vertritt sie die Rechte und Interessen der Vertragsärzte und -psychotherapeuten gegenüber der Öffentlichkeit, der Politik und den Krankenkassen, nimmt aber auch hoheitliche Aufgaben wahr und übt gegenüber ihren Mitgliedern das Aufsichts- und Disziplinarrecht aus.
Neben anderen wesentlichen Aufgaben steht die KVN gegenüber den Krankenkassen dafür ein, dass alle vertragsärztlichen Leistungen entsprechend den gesetzlichen und vertraglichen Regelungen erbracht werden. Insbesondere kontrolliert sie die Abrechnungen der Ärzte mit den gesetzlichen Krankenkassen und wacht über die Qualität der ärztlichen Leistungen.
Um eine weitere Qualitätssteigerung der hinsichtlich der zur Erfüllung dieser Aufgabe notwendigen Prozesse und Abläufe zu erzielen, suchten wir nach einer geeigneten Lösung, um die Informations- und Beauftragungswege zwischen den Anforderungsgebern der fachlichen Ebene und den Dienstleistungserbringern der DV-Ebene auf einheitliche Weise zu regeln.
Im Sinne einer mit Projektmanagementmethoden durchgeführten DV-Auftragssteuerung sollte dafür gesorgt werden, die organisatorische Basis für eine sach- und zeitgerechte Aufgabenerfüllung durch die DV-Ebene bereitzustellen und bei Kapazitätsengpässen eine Priorisierung der anstehenden Arbeiten vorzunehmen.
Vereinheitlichung und Transparenz
Nach einer Vorauswahl entschieden wir uns für den Einsatz der Projektmanagement Software fx-project der FeRox Management Consulting GmbH & Co. KG Passau, die schon in der Basisversion die wesentlichsten der von uns geforderten Anforderungen abdeckte.
In enger Zusammenarbeit mit dem Hersteller gelang es uns, die Software noch besser an unsere Bedürfnisse anzupassen und nach einer erfolgreichen sechsmonatigen Testphase entschieden wir uns, die Software ab Februar 2005 produktiv einzusetzen.
Die von uns angestrebte Vereinheitlichung der Auftragswege zwischen Auftraggebern und durchführenden Abteilungen sowie die Auftragsdisposition und -bearbeitung auf Basis einer vollständigen Kenntnis aller laufenden und in Zukunft anstehenden Aufträge wird durch den Einsatz der Software wesentlich unterstützt.
Dies liegt auch daran, dass fx-project durch seinen Aufbau und seine Konfigurationsmöglichkeiten in der Lage ist, den vorhandenen großen Funktionsumfang gegenüber dem Benutzer so zu filtern, dass für jede Benutzerrolle oder jeden einzelnen Benutzer nur der gewünschte Funktionsumfang sichtbar wird. Dadurch ist das System einfach zu erlernen und gleichzeitig flexibel an individuelle Bedürfnisse anpassbar.
Wir profitieren von der Transparenz über den Status aller Aufträge und Projekte, der direkten Übertragung von Aufgaben an die Mitarbeiter und damit der Möglichkeit, dass jeder Mitarbeiter im Team sieht, was zu tun ist.
Im Zusammenhang mit der integrierten Zeiterfassung meldet das System automatisch, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, aber auch wenn sich die Bearbeitung vorgesehener Aufgaben verzögert und gibt damit den Verantwortlichen die Möglichkeit, rechtzeitig zu reagieren.
Alle zur Aufgabenerfüllung notwendigen Dokumente werden über das integrierte Dokumentenmanagement den jeweiligen Aufgaben zugeordnet, wodurch ein problemloser und schneller Zugriff auf relevante Informationen sichergestellt ist.
Seit der produktiven Inbetriebnahme läuft das System fx-project stabil und störungsfrei zu unserer vollen Zufriedenheit. Es wird auf Auftraggeber- und Auftragnehmerseite von ca. 60 Anwendern benutzt, die zusammengenommen in wenigen Monaten bereits mehr als 150 Projekte mit Hilfe des Systems abgewickelt haben.
Zusammenfassend können wir feststellen, dass sich unsere Erwartungen, die wir an das Produkt und die daran geknüpfte Optimierung unserer Prozesse gestellt haben, durch den Einsatz von fx-projekt in vollem Umfang erfüllt und bestätigt haben.
Lutz Staub
(Projektleiter und stv. Abteilungsleiter der KVN)
MPasserini Consulting GmbH
Ein gut funktionierendes Projektmanagementsystem benötigt eine professionelle Projektsoftware!
MPasserini Consulting GmbH ist eine Unternehmensberatung, die sich dem Order- und Projektmanagement verschrieben hat. Mit Beratung, gezielten Schulungen und professionellem Projektmanagement führt Sie ihre Kunden erfolgreich zu den definierten Zielen.
Ein erfolgreiches Implementieren oder Optimieren einer Auftragsabwicklung oder eines Projektmanagementsystems bedingt ein klares Vorgehen, eine saubere und ausführliche Planung sowohl der Aktivitäten als auch der Kosten. Während des Projektes ist ein seriöses Controlling eine nicht wegzudenkende Aufgabe, die ohne geeignete Software nur mit einem sehr hohen Zeitaufwand bewältigt werden kann.
Um diesen Zeitaufwand zu reduzieren und auch die Planung der Projekte transparenter zu ermöglichen wurde eine umfangreiche Evaluation nach einer neuen Projektmanagement - Software durchgeführt. Die neue Software musste einige anspruchsvolle Kriterien erfüllen:
- Da die Mitarbeiter von MPasserini Consulting GmbH vorwiegend beim Kunden arbeiten, musste die neue Software von jedem Ort aus erreichbar sein, ohne mühsam zusätzliche Software beim Kunden zu installieren.
- Die Software musste für jeden Anwendungsbereich skalierbar sein und über Rollenfunktionen wie Projektmanager, Projektleiter und Projektmitarbeiter verfügen. Überflüssige Funktionen müssen ausgeschaltet werden können.
- Ein Überblick aller Aktivitäten, Kosten und Budgets sämtlicher Projekte die aktuell bearbeitet werden, musste auf einfache Art gewährleistet sein. Dies auch in grafischer Form.
- Eine Zeiterfassung mit integriertem Leistungsnachweis pro Mitarbeiter musste vorhanden sein.
- Verschiedene Vorgehensmodelle musste man planerisch umsetzen und grafisch darstellen können.
- Der Projektleiter oder der Projektmanager musste bei Überschreitungen von Zeit oder Kosten automatisch zum Beispiel via E-Mail gewarnt werden.
Dies sind nur einige Kriterien die benötigt wurden. Man wollte auch den Wildwuchs mit Fremdsoftware wie zum Beispiel einer Tabellenkalkulation unterbinden und beenden. Das Globalziel lautete:
"Ab 2003 arbeitet jeder Projektmitarbeiter von MPasserini Consulting GmbH mit einer integrierten und datenbankfähigen Projektmanagementlösung mit Planungs- und Controlling-Funktionen, die standortunabhängig und für den Mitarbeiter einfach zu bedienen ist."
Dieses Ziel schien auf den ersten Blick fast zu hoch gesteckt zu sein. Einerseits waren die angebotenen Lösungen nicht wirklich integriert und man hätte wieder auf einzelne Tabellenlösungen ausweichen müssen, oder es scheiterte an der einfachen Bedienbarkeit, was wiederum ein Problem für die Akzeptanz bei den Mitarbeitern bedeutete. Auch gab es wenige Lösungen, die ohne zusätzliche Software echt standortunabhängig waren. Meistens erfolgt das Login über einen Citrix - Client, welches nur eine Emulation darstellt und beim Kunden, wegen den fehlenden Komponenten, wiederum zu Problemen führt. Erfüllte eine Software sämtliche Ansprüche, war sie zu teuer.
Im Rahmen dieses Evaluationsverfahren wurde auch fx-project angeschaut und getestet. Die Projektmanagementsoftware fx-project war die einzige Lösung, die den hohen Ansprüchen genügte und auch im Budgetrahmen blieb.
Heute bearbeiten bei MPasserini Consulting GmbH sämtliche Mitarbeiter ihre Projekte ausschließlich mit fx-project. Die einfache Installation und die geringe Schulung machte die Implementierung zu einem erfolgreichen internen Projekt.
Mit dem in der Version 1.6.0 ausgelieferten Formulargenerator eröffnen sich zudem enorme Möglichkeiten. So konnte ganz ohne Programmierkenntnisse eine eigene Wissensdatenbank in fx-project aufgebaut und integriert werden.
Markus Passerini
(Geschäftsführer)
