Kassenärztliche Vereinigung Niedersachsen
Auftragsplanung und -Steuerung im Griff
In der Kassenärztlichen Vereinigung Niedersachsen (KVN) sind die zur Tätigkeit für die gesetzlichen Krankenkassen zugelassenen Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten sowie die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden ermächtigten Krankenhausärzte und -psychotherapeuten und die in den zugelassenen Versorgungszentren angestellten Ärzte und Psychotherapeuten zusammengeschlossen. Derzeit gehören ihr mehr als 11.600 Ärzte und 1.300 psychologische Psychotherapeuten sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten an.
Die KVN ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und zugleich Organisation der Selbstverwaltung der Niedersächsischen Ärzteschaft. In dieser Doppelfunktion vertritt sie die Rechte und Interessen der Vertragsärzte und -psychotherapeuten gegenüber der Öffentlichkeit, der Politik und den Krankenkassen, nimmt aber auch hoheitliche Aufgaben wahr und übt gegenüber ihren Mitgliedern das Aufsichts- und Disziplinarrecht aus.
Neben anderen wesentlichen Aufgaben steht die KVN gegenüber den Krankenkassen dafür ein, dass alle vertragsärztlichen Leistungen entsprechend den gesetzlichen und vertraglichen Regelungen erbracht werden. Insbesondere kontrolliert sie die Abrechnungen der Ärzte mit den gesetzlichen Krankenkassen und wacht über die Qualität der ärztlichen Leistungen.
Um eine weitere Qualitätssteigerung der hinsichtlich der zur Erfüllung dieser Aufgabe notwendigen Prozesse und Abläufe zu erzielen, suchten wir nach einer geeigneten Lösung, um die Informations- und Beauftragungswege zwischen den Anforderungsgebern der fachlichen Ebene und den Dienstleistungserbringern der DV-Ebene auf einheitliche Weise zu regeln.
Im Sinne einer mit Projektmanagementmethoden durchgeführten DV-Auftragssteuerung sollte dafür gesorgt werden, die organisatorische Basis für eine sach- und zeitgerechte Aufgabenerfüllung durch die DV-Ebene bereitzustellen und bei Kapazitätsengpässen eine Priorisierung der anstehenden Arbeiten vorzunehmen.
Vereinheitlichung und Transparenz
Nach einer Vorauswahl entschieden wir uns für den Einsatz der Projektmanagement Software fx-project der FeRox Management Consulting GmbH & Co. KG Passau, die schon in der Basisversion die wesentlichsten der von uns geforderten Anforderungen abdeckte.
In enger Zusammenarbeit mit dem Hersteller gelang es uns, die Software noch besser an unsere Bedürfnisse anzupassen und nach einer erfolgreichen sechsmonatigen Testphase entschieden wir uns, die Software ab Februar 2005 produktiv einzusetzen.
Die von uns angestrebte Vereinheitlichung der Auftragswege zwischen Auftraggebern und durchführenden Abteilungen sowie die Auftragsdisposition und -bearbeitung auf Basis einer vollständigen Kenntnis aller laufenden und in Zukunft anstehenden Aufträge wird durch den Einsatz der Software wesentlich unterstützt.
Dies liegt auch daran, dass fx-project durch seinen Aufbau und seine Konfigurationsmöglichkeiten in der Lage ist, den vorhandenen großen Funktionsumfang gegenüber dem Benutzer so zu filtern, dass für jede Benutzerrolle oder jeden einzelnen Benutzer nur der gewünschte Funktionsumfang sichtbar wird. Dadurch ist das System einfach zu erlernen und gleichzeitig flexibel an individuelle Bedürfnisse anpassbar.
Wir profitieren von der Transparenz über den Status aller Aufträge und Projekte, der direkten Übertragung von Aufgaben an die Mitarbeiter und damit der Möglichkeit, dass jeder Mitarbeiter im Team sieht, was zu tun ist.
Im Zusammenhang mit der integrierten Zeiterfassung meldet das System automatisch, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, aber auch wenn sich die Bearbeitung vorgesehener Aufgaben verzögert und gibt damit den Verantwortlichen die Möglichkeit, rechtzeitig zu reagieren.
Alle zur Aufgabenerfüllung notwendigen Dokumente werden über das integrierte Dokumentenmanagement den jeweiligen Aufgaben zugeordnet, wodurch ein problemloser und schneller Zugriff auf relevante Informationen sichergestellt ist.
Seit der produktiven Inbetriebnahme läuft das System fx-project stabil und störungsfrei zu unserer vollen Zufriedenheit. Es wird auf Auftraggeber- und Auftragnehmerseite von ca. 60 Anwendern benutzt, die zusammengenommen in wenigen Monaten bereits mehr als 150 Projekte mit Hilfe des Systems abgewickelt haben.
Zusammenfassend können wir feststellen, dass sich unsere Erwartungen, die wir an das Produkt und die daran geknüpfte Optimierung unserer Prozesse gestellt haben, durch den Einsatz von fx-projekt in vollem Umfang erfüllt und bestätigt haben.
Lutz Staub
(Projektleiter und stv. Abteilungsleiter der KVN)